RGPD et données patients en ostéopathie : guide de conformité
Pourquoi le RGPD concerne tous les ostéopathes
En tant qu'ostéopathe, vous collectez et traitez quotidiennement des données de santé, qui sont considérées comme des données sensibles par le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Nom, prénom, coordonnées, historique médical, motifs de consultation, traitements appliqués... toutes ces informations sont soumises à des obligations légales strictes.
Le non-respect du RGPD expose votre cabinet à des sanctions financières pouvant atteindre 20 millions d'euros ou 4% du chiffre d'affaires annuel mondial. Au-delà de l'aspect légal, la protection des données de vos patients est une question de confiance et d'éthique professionnelle.
Les principes fondamentaux du RGPD
Le RGPD repose sur 6 principes fondamentaux que tout ostéopathe doit respecter :
1. Licéité, loyauté et transparence
Vous devez informer clairement vos patients de la collecte et de l'utilisation de leurs données. Pas de collecte cachée ou détournée.
2. Limitation des finalités
Les données collectées doivent servir uniquement aux finalités annoncées (soins, facturation, suivi). Interdiction de les utiliser à d'autres fins.
3. Minimisation des données
Ne collectez que les données strictement nécessaires à votre activité. Pas de collecte excessive ou superflue.
4. Exactitude
Les données doivent être exactes et mises à jour. Vous devez permettre aux patients de corriger leurs informations.
5. Limitation de la conservation
Les données ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire (20 ans pour les dossiers médicaux).
6. Intégrité et confidentialité
Vous devez sécuriser les données contre tout accès non autorisé, perte ou destruction (chiffrement, sauvegardes, accès restreints).
Le consentement : comment le recueillir correctement
Pour les données de santé, le consentement doit être explicite, libre, éclairé et spécifique. Concrètement, vous devez :
- Informer le patient des données collectées et de leur utilisation
- Obtenir un consentement écrit (formulaire papier ou électronique)
- Permettre au patient de retirer son consentement à tout moment
- Conserver la preuve du consentement
OSTEVIA intègre un système de consentement RGPD conforme : formulaire de consentement électronique lors de la création du dossier patient, horodatage et archivage automatique.
OSTEVIA : conformité RGPD garantie
OSTEVIA est conforme RGPD et hébergé sur des serveurs HDS certifiés en France (OVHcloud Health), garantissant la conformité totale et la souveraineté des données.
Essayer gratuitementHébergement HDS : une obligation pour les données de santé
Les données de santé doivent être hébergées chez un Hébergeur de Données de Santé (HDS) certifié. Cette certification garantit un niveau de sécurité maximal : chiffrement, sauvegardes, traçabilité, plan de reprise d'activité, audits réguliers.
Si vous utilisez un logiciel cloud pour gérer vos dossiers patients, vérifiez impérativément que l'hébergement est HDS. Un hébergement non certifié vous expose à des sanctions et met en danger les données de vos patients.
Les droits des patients : comment les respecter
Le RGPD confère aux patients 8 droits fondamentaux que vous devez respecter :
Droit d'accès
Le patient peut demander une copie de toutes ses données personnelles.
Droit de rectification
Le patient peut demander la correction de données inexactes ou incomplètes.
Droit à l'effacement
Le patient peut demander la suppression de ses données (sauf obligation légale de conservation).
Droit à la limitation
Le patient peut demander le gel temporaire du traitement de ses données.
Droit à la portabilité
Le patient peut récupérer ses données dans un format structuré et lisible.
Droit d'opposition
Le patient peut s'opposer au traitement de ses données pour certaines finalités.
Vous devez répondre à ces demandes dans un délai d'un mois maximum. OSTEVIA facilite l'exercice de ces droits avec des fonctionnalités dédiées : export de données, anonymisation, suppression sécurisée.
Le registre des traitements : votre obligation documentaire
Tout ostéopathe doit tenir un registre des traitements de données personnelles. Ce registre documente :
- Les finalités du traitement (soins, facturation, gestion d'agenda...)
- Les catégories de données collectées (identité, santé, coordonnées...)
- Les destinataires des données (vous, votre secrétaire, votre expert-comptable...)
- Les durées de conservation (20 ans pour les dossiers médicaux, 10 ans pour les factures...)
- Les mesures de sécurité mises en place (chiffrement, sauvegardes, accès restreints...)
Ce registre doit être tenu à jour et présenté en cas de contrôle de la CNIL. OSTEVIA génère automatiquement votre registre des traitements conforme au RGPD.
Sécurité des données : les mesures indispensables
La sécurité des données de santé est une priorité absolue. Voici les mesures minimales à mettre en place :
Chiffrement
Toutes les données doivent être chiffrées en transit (HTTPS) et au repos (AES-256)
Authentification forte
Mots de passe robustes, double authentification recommandée
Sauvegardes
Sauvegardes quotidiennes automatiques, stockage sécurisé et redondant
Gestion des accès
Accès limités aux personnes autorisées, traçabilité des connexions
OSTEVIA implémente toutes ces mesures de sécurité et bien plus encore : pare-feu, détection d'intrusion, audits de sécurité réguliers, plan de reprise d'activité.
Que faire en cas de violation de données
En cas de violation de données (piratage, perte, vol, accès non autorisé), vous devez :
- Relance amiable 1 : email ou courrier simple 7 jours après l'échéance
- Relance amiable 2 : email ou courrier recommandé 15 jours après l'échéance
- Mise en demeure : lettre recommandée avec AR 30 jours après l'échéance
- Procédure judiciaire : en dernier recours, après 60 jours
OSTEVIA automatise les relances amiables et vous alerte sur les factures en retard. Vous pouvez configurer des modèles de relance personnalisés et programmer l'envoi automatique.
Conclusion : simplifiez votre facturation
La facturation ostéopathe est encadrée par des obligations légales strictes, mais peut être grandement simplifiée avec les bons outils. Un logiciel de facturation automatique comme OSTEVIA vous garantit la conformité totale, vous fait gagner un temps précieux et vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier : le soin.
Testez OSTEVIA gratuitement pendant 14 jours et découvrez comment automatiser votre facturation en quelques clics. Génération automatique, envoi par email, suivi des paiements, relances et export comptable inclus.