Facturation ostéopathe : guide complet et conformité RGPD

Les obligations légales de facturation pour ostéopathes

En tant qu'ostéopathe, vous êtes soumis à des obligations légales strictes en matière de facturation. Chaque consultation doit donner lieu à l'émission d'une facture ou d'une note d'honoraires conforme aux exigences du Code de commerce et du Code général des impôts. Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions fiscales et pénales.

La facturation ostéopathe doit être rigoureuse, traçable et conforme au RGPD. Un logiciel de facturation automatique comme OSTEVIA vous garantit la conformité totale et vous fait gagner un temps précieux.

Les mentions obligatoires sur vos factures

Toute facture d'ostéopathe doit comporter les mentions obligatoires suivantes :

OSTEVIA génère automatiquement des factures conformes avec toutes les mentions obligatoires. Plus de risque d'oubli ou d'erreur.

Numérotation des factures : les règles à respecter

La numérotation de vos factures doit être unique, séquentielle et sans rupture. Vous ne pouvez pas avoir deux factures avec le même numéro, ni sauter des numéros. Le format le plus courant est : AAAA-XXXX (année + numéro séquentiel), par exemple : 2025-0001, 2025-0002, etc.

Vous pouvez réinitialiser la numérotation chaque année, mais ce n'est pas obligatoire. L'important est de maintenir une séquence logique et traçable. Un logiciel de facturation automatique gère cette numérotation pour vous, éliminant tout risque d'erreur.

Conservation des factures : durée et modalités

Vous devez conserver toutes vos factures pendant au moins 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable. Cette conservation peut être physique (papier) ou numérique, à condition de garantir l'intégrité et la lisibilité des documents.

La conservation numérique est fortement recommandée : gain de place, recherche facilitée, sécurité accrue. OSTEVIA archive automatiquement toutes vos factures dans un espace sécurisé conforme RGPD/HDS, accessible à tout moment.

TVA et ostéopathie : êtes-vous concerné ?

La plupart des ostéopathes sont exonérés de TVA en application de l'article 293 B du Code général des impôts, qui exonère les professions paramédicales. Cette exonération s'applique si vous êtes titulaire d'un diplôme d'ostéopathe reconnu et inscrit au répertoire ADELI.

Si vous êtes exonéré de TVA, vous devez obligatoirement mentionner sur vos factures : "TVA non applicable, art. 293 B du CGI". Vous ne facturez donc que le montant HT, qui correspond au montant TTC.

Attention : si vous proposez d'autres prestations non liées aux soins (formations, vente de produits), celles-ci peuvent être soumises à TVA. Consultez votre expert-comptable pour clarifier votre situation.

Modes de paiement et traçabilité

Vous devez indiquer sur chaque facture le mode de paiement utilisé : espèces, chèque, carte bancaire ou virement. Cette mention est obligatoire pour assurer la traçabilité des transactions.

Pour les paiements en espèces supérieurs à 1 000€, vous devez obligatoirement remettre un reçu au patient. En pratique, les consultations d'ostéopathie dépassent rarement ce seuil, mais il est important de connaître cette règle.

OSTEVIA enregistre automatiquement le mode de paiement et vous permet de suivre précisément vos encaissements. Vous pouvez également générer des statistiques de chiffre d'affaires par mode de paiement.

Gestion des impayés et relances

Les impayés sont rares en ostéopathie (paiement généralement immédiat), mais peuvent survenir si vous proposez des facilités de paiement ou des consultations à distance. Dans ce cas, vous devez mettre en place un processus de relance structuré :

• Relance amiable 1 : email ou courrier simple 7 jours après l'échéance
• Relance amiable 2 : email ou courrier recommandé 15 jours après l'échéance
• Mise en demeure : lettre recommandée avec AR 30 jours après l'échéance
• Procédure judiciaire : en dernier recours, après 60 jours

OSTEVIA automatise les relances amiables et vous alerte sur les factures en retard. Vous pouvez configurer des modèles de relance personnalisés et programmer l'envoi automatique.

Conformité RGPD et facturation

Vos factures contiennent des données personnelles (nom, prénom, adresse) et doivent être traitées conformément au RGPD. Vous devez :

• Informer vos patients de l'utilisation de leurs données à des fins de facturation
• Sécuriser le stockage de vos factures (chiffrement, accès restreint)
• Limiter l'accès aux factures aux personnes autorisées
• Permettre aux patients d'exercer leurs droits (accès, rectification, suppression)
• Conserver les factures uniquement pendant la durée légale (10 ans)

OSTEVIA est conforme RGPD et hébergé sur des serveurs HDS certifiés. Vos factures sont chiffrées, sauvegardées quotidiennement et accessibles uniquement par vous et les personnes que vous autorisez.

Export comptable et collaboration avec votre expert-comptable

Pour faciliter votre comptabilité et la collaboration avec votre expert-comptable, privilégiez un logiciel qui propose des exports comptables automatiques. OSTEVIA génère des exports au format CSV ou Excel, compatibles avec tous les logiciels comptables (Cegid, Sage, EBP, etc.).

Vous pouvez exporter vos factures par période (mois, trimestre, année) et transmettre le fichier à votre expert-comptable en quelques clics. Fini les saisies manuelles et les erreurs de report.